Bei der Umsetzung von Projekten besonders in eine sich ständig ändernden Umgebung ist ein umfassendes und gemeinsames Verständnis der zu transformierenden Prozesse durch alle im Projekt eine der entscheidenden Erfolgsfaktoren. Wird diese Basis nicht geschaffen, ziehen sich Missverständnisse und Folgefehler durch das gesamte Projekt und gefährden das Ergebnis. Agile Methoden wie Event Storming, die genau dazu dienen sollen, dieses Verständnis zu schaffen werden auch außerhalb der IT-Abteilungen immer wichtiger. In diesem Blogpost möchten wir Ihnen wie die Methode des Event Stormings funktioniert und welche Vorteile sich daraus auch für Projekte im Zusammenhang mit der Personalgewinnung ergeben.
Warum braucht man neue agile Projektstrukturen?
Einen konkreten Prozessablauf zu verstehen klingt eigentlich keiner großen Herausforderung. Prozess zu verstehen ist ja schließlich in der Arbeitswelt unser täglich Brot. Aber durch die schnell drehenden und unerwartenden Änderungen in einer hochdigitalisierten Welt tauchen immer dann bei genauem Hinsehen Fragen auf, die oft harmlos klingen, aber dann plötzlich den Projekt-Erfolg in Frage stellen oder zu großen Anpassungen und Problemen führen. Der Vorteil agiler Projektstrukturen ist, dass sie wie WiFis ein System entwickeln, in dem sie immer, bevor sie weiter voranschreiten, nochmals die Umgebung prüfen, um sich dann für den nächsten, aber angepasste und richtigen Prozessschritt zu entscheiden.
Warum sollte man heute fachübergreifend auf Augenhöhe zusammenarbeiten?
Besonders knifflig wird es an der Stelle, an der Menschen aus unterschiedlichen Fachbereichen zusammenarbeiten, für analoge Anforderungen die gleichen Begriffe mit unterschiedlicher Bedeutung nützen. Gerade in der Zusammenarbeit mit EDV oder Technik kann oft beobachtet werden, wie Kaufleute denken, sie haben die Techies verstanden (und umgekehrt). Doch letztlich werden sie die Projekte dann so geleitet, wie die Umsetzer, die Spezifikation verstanden haben. Neben eine Menge unnötiger Missverständnisse und Frustration rückt das Ziel eines Projekterfolgs und passendes Ergebnisses in weite Ferne.
Was ist Event Storming?
Bei Event Storming handelt es sich um eine kommunikative Methode, bei der in einem Workshop gemeinsam und fachübergreifend das Wissen und Verständnis über ein bestimmtes, abgegrenztes Wissensgebiet (eine Fachdomäne) erschlossen und visualisiert wird. Ausgangspunkt dabei sind sogenannte Domain Events (Ereignisse).
BRAINSTORMING + DOMAIN EVENTS = EVENT STORMING
Die Detailliertheit dieser Ereignisse sind in Software Projekten in der Regel klar. Im betriebswirtschaftlichen Umfeld ist es notwendig, vorher die Definition abzustimmen, wie detailliert man Domain Events erklärte, festhält und diskutiert. Es besteht sonst die Gefahr, sich im Detail-Gespinst der Zusammenhänge zu verlieren.
Wie ist der Ablauf eines Event Stormings?
Wie schon oben geschrieben: Es gibt sogenannte „Domain Events“, die den Ausgangspunkt einer Ereigniskette darstellen, die es zu erarbeiten gilt. Diese Domain Event müssen am Anfang gefunden werden.
Das sind Ereignisse innerhalb der Domäne (definierten Fachthemas bzw. Unterbereich eines Fachthemas), die für einen der teilnehmenden oder mehrere Fachexperten relevant sind. Bewegen wir uns zum Beispiel in der Domäne „Stellenanzeige“, könnten entsprechende Domain Events lauten „Stellenzeige erstellt“, „Stellenanzeige in Job Boards geschaltet“ und „Stellenanzeige auf Website gesetzt“ usw.
Diese Events werden auf gleichfarbige Post-Its geschrieben und chronologisch auf einer Timeline angeordnet. Der Erfinder der Event-Storming-Methode, der italienische Entwickler Alberto Brandolini, verwendet dazu die Farbe Orange.
Dabei wird angenommen, dass diese Events bereits stattgefunden haben und hinterfragt, was deren Ursache war – so werden die Events zur Diskussionsgrundlage.
Der agile Prozess basiert auf Kommunikation
Und hier kommt der agile Gedanke hinzu: Die Fragen, warum dies so oder in dieser Reihenfolge gemacht wurde, werden in der Regel von den anderen Teilnehmern mit anderem fachlichen Hintergrund gestellt. So werden schnell Unklarheiten gefunden und können geklärt werden.
Die möglichen Probleme oder Unklarheiten werden dann mit andersfarbigen Haftnotiz-Zetteln gekennzeichnet.
Das macht eine besondere Eigenschaft des Event Storming deutlich: die Methode ist „problemfokussiert“ – das heißt, Hindernisse werden gezielt fokussiert und Lösungenchancen gewahrt.
Bei vielen anderen Workshops Formaten ist die Herangehensweise umgekehrt. Sie beginnen damit, die Bedürfnisse der User bzw. Stakeholder aufzunehmen. Dies bringt oftmals den Nachteil mit sich, dass neue Lösungsansätze und Ideen nie ans Tageslicht kommen.
Ein sehr sichtbares Ergebnis: Eine Timeline bzw. ein Ablaufplan
Bei einem Event-Storming-Workshop entsteht so zunächst ein Übersicht des Fachthemas (der Domäne).
In der Software-Entwicklung wird dann abgeleitet aus diesen einzelnen, in Relation gestellten Events mit weiteren agilen Methoden wie zum Beispiel Domain- Driven Design (DDD) mit viel Feinarbeit der Inhalt und die Entwicklungs-Prozess-Schritte abgeleitet.
Fazit
Einen Workshop mit mehr als 20 Teilnehmern noch partizipativ und interaktiv zu koordinieren ist schwer. Ohne dieses Mitmachen allerdings, wird man deutlich weniger innovativ sein und auf Augenhöhe zusammenarbeiten. Die Probleme steigen auch bei den meisten agilen Projektformaten, je mehr Personen daran teilnehmen. Dort liegt Grunde liegt dann ein starker Fokus auf dem Moderator, der in der Verantwortung steht, die Aufmerksamkeit immer wieder zurück auf das Wesentliche zu lenken und abschweifende Diskussionen zu unterbinden.
Event Storming hat den Vorteil der Einbeziehung aller Teilnehmer, aber den Nachteil, dass die Gefahr des Abschweifens groß ist. Deshalb hängt der Erfolg von einer strukturierten Zusammenarbeit, offenen, aber disziplinierten Kommunikation und besonders der Aufmerksamkeit und des Geschicks des Moderators / Facilitators ab.
